Procedimiento de emisión de tarjeta y
pago de recargas del Vale General
Objetivo: Facilitar el acceso a productos y servicios de calidad, promoviendo el ahorro y la conveniencia para nuestros colaboradores, contribuyendo a mejorar la economía de los beneficiarios, ayudándoles a maximizar su poder adquisitivo y brindando una experiencia financiera más favorable.
Alcance: Este procedimiento es aplicable a todos los colaboradores que, dentro de su propuesta laboral, tengan como ingreso Vale General.
Referencias: Vale General
Responsables: Lideres de área de RRHH y Lideres del área de Finanzas, Oficial de Planilla, Oficial de R.H.
Nota importante: Toda la documentación requerida se encuentra disponible en el Drive de Recursos Humanos, dentro de la carpeta Vale General.
La documentación generada mensualmente debe identificarse de manera clara y archivarse en las carpetas correspondientes de cada sociedad, garantizando un almacenamiento organizado y de fácil acceso.
- Solicitud de Tarjetas de Vale General
Paso 1: Llenado y Firma del Formulario de Cliente Único
- Completar el Formulario de Cliente Único de Vale General con los datos de la empresa, responsables asignados y lugar de entrega de las tarjetas.
- Imprimir el formulario y remitirlo a la Secretaría Administrativa de Exsusa, quien se encargará de gestionar la firma de la Gerente General de Integra.
- Una vez firmado, el documento debe ser devuelto al Departamento de Recursos Humanos.
Paso 2: Envío de Documentación a Vale General
- Enviar el formulario firmado a Vale General mediante mensajería, asegurando su entrega a la persona encargada.
- Adjuntar la siguiente documentación:
- Formulario de creación de tarjetas para los colaboradores.
- Copias de cédula de los dignatarios y personal de contacto.
- Enviar también esta documentación por correo electrónico al agente de Vale General.
Paso 3: Recepción y Distribución de Tarjetas
- Una vez que las tarjetas son entregadas al Departamento de Recursos Humanos, se coordina su distribución entre los colaboradores.
- Es fundamental:
- Verificar que los datos ingresados sean correctos.
- Mantener comunicación constante con Vale General.
- Cumplir con los plazos establecidos para evitar retrasos.
II. Procedimiento de Recarga de Tarjetas de Vale General
Paso 1: Preparación del Cuadro de Recargas
- Tras la recepción de las tarjetas, Recursos Humanos debe completar el Cuadro de Recargas con la información de cada colaborador.
- Antes de registrar una recarga:
- Verificar que el colaborador esté activo.
- Consultar el Cuadro Madre, tomando la cantidad mensual correspondiente.
- Dividir el monto mensual en dos partes para los pagos quincenales.
- Para colaboradores nuevos, aplicar prorrateo según los días trabajados.
- Registrar los montos sin punto decimal, ya que el sistema de Vale General no lo acepta.
Paso 2: Envío del Cuadro de Recargas
- Enviar el Cuadro de Recargas por correo electrónico al agente de Vale General, copiando a los responsables de Recursos Humanos.
- Vale General remitirá las proformas de pago, las cuales deben ser revisadas y aprobadas por el Líder de Recursos Humanos. Luego de la aprobación el líder de Recursos Humanos procede a compartir el cuadro de los pagos de cada sociedad la cual se verifica que los montos sean iguales a los montos de las proformas enviadas por vale general.
Paso 3: Aprobación y Pago de Proformas
- Las proformas aprobadas deben ser enviadas al correo de facturación para su registro contable.
- Verificar que:
- Los montos sean correctos.
- Solo se incluyan colaboradores activos.
- Se mantenga comunicación fluida con los agentes y responsables.
- Una vez validada toda la documentación, la Gerente General procederá con el pago de las recargas y se enviarán los comprobantes de solicitud de pago.
- Observaciones Generales
- Este procedimiento garantiza una gestión transparente, oportuna y eficiente del beneficio de Vale General.
- La correcta ejecución asegura que los colaboradores reciban sus tarjetas y recargas sin demoras ni errores administrativos.